INFORMATIVA EX ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) 679/2016

WHISTLEBLOWING

Kosme S.r.l. Unipersonale, in persona del legale rappresentante pro tempore, Sig. Marco Casappa (di seguito, anche la “Società” o il “Titolare”) desidera informarLa, ai sensi della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, ivi incluso il Regolamento Europeo 679/2016 (di seguito, il “Regolamento”), che i dati personali a Lei relativi e comunicati in virtù della segnalazione da Lei effettuata, nonché tutti gli eventuali ulteriori dati a Lei riferiti e da noi raccolti al fine di dare seguito alla segnalazione stessa saranno trattati nel rispetto delle disposizioni legislative e contrattuali vigenti per le finalità e con le modalità di seguito indicate.

1.         Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento e del Responsabile della protezione dei dati

1.1       Il Titolare del trattamento è Kosme S.r.l. Unipersonale, con sede legale in Roverbella (Mantova), Via dell’Artigianato, 5, C.F. e P. IVA n. 00623830205. Tel: 0376751070 – 0376751090, E-mail: privacy@kosme.it, PEC: kosme@arubapec.it.

2.         Categorie di dati personali trattati, finalità, base giuridica del trattamento e natura del conferimento

2.1       La Società tratterà principalmente le seguenti categorie di dati personali:

a)         dati identificativi, quali, a titolo di esempio, nome, cognome;

b)         dati di contatto, quali e-mail e numero di telefono;

c)         dati relativi al Suo rapporto giuridico con la Società;

d)         dati relativi alla segnalazione effettuata.

2.2       I dati personali sopra indicati saranno trattati esclusivamente per dare seguito alla Sua segnalazione e sulla base giuridica consistente nell’adempimento dell’obbligo legale di dare seguito alla segnalazione, effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione ed adottare i conseguenti provvedimenti al quale è soggetto il Titolare (art. 6, comma 1, lett. a), del Regolamento).

2.3       Nel caso in cui la segnalazione dovesse dare luogo a contestazioni disciplinari o ad azioni giudiziarie a carico dei soggetti in merito ai quali la segnalazione viene effettuata (c.d. persone coinvolte), i dati verranno trattati al fine di gestire il relativo contenzioso, a tutela dei diritti della Società, e quale iniziativa necessaria all’esito della segnalazione da Lei effettuata; in tale ipotesi la liceità del trattamento si fonda sulla necessità del perseguimento del legittimo interesse della Società (art. 6.1, lett. f), del Regolamento).

2.4       ll conferimento dei dati personali è facoltativo ma, in difetto, la Società non potrà dare seguito alla segnalazione da Lei effettuata.

3.         Modalità del trattamento

3.1       I dati personali saranno trattati dalla Società mediante soggetti debitamente autorizzati e formati, con sistemi informatici e cartacei secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutelando la Sua riservatezza e i Suoi diritti mediante l’adozione d’idonee misure tecniche ed organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, in linea con quanto previso dalla normativa in materia di tutela dei dati personali.

3.2       Inoltre, in caso di segnalazione raccolta tramite sistema di messaggistica vocale, i Suoi dati potranno essere documentati tramite registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione ed all’ascolto o mediante trascrizione integrale. Resta fermo in caso di trascrizione, il Suo diritto a verificare, rettificare o confermare il contenuto della trascrizione mediante la Sua sottoscrizione.

4.         Conservazione dei dati

4.1       Tutti i dati a Lei riferibili saranno conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. In caso di contenzioso, tali dati saranno conservati per tutta la durata dello stesso e comunque sino a che non sarà trascorso il periodo di prescrizione eventualmente applicabile. Tale periodo varia a seconda del tipo di dato e dell’eventuale intervento di cause interruttive o sospensive della prescrizione medesima.

4.2       I dati eccedenti eventualmente raccolti saranno definitivamente cancellati.

5.         Destinatari dei dati

5.1       I Suoi dati non saranno oggetto di diffusione ma, per le finalità sopra indicate e nel rispetto dei principi del Regolamento, potranno essere comunicati ai seguenti soggetti: incaricati della gestione del canale di segnalazione, amministratori e dipendenti della Società appartenenti alle funzioni aziendali interessate (HR, Legal, ecc.), consulenti e professionisti. Nell’adempimento di obblighi di legge potrebbero essere comunicati a enti pubblici o alla pubblica autorità.

5.2       Resta inteso che, salvo Suo consenso espresso, in nessun caso verrà comunicata la Sua identità a soggetti diversi da quelli incaricati di ricevere e/o gestire la segnalazione.

5.3       In caso di procedimento disciplinare a carico del soggetto su cui è effettuata la segnalazione, qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza della Sua identità sia indispensabile per la difesa dell'incolpato la Sua identità sarà rivelata solo previo espresso consenso da parte Sua.

7.         Trasferimento dei dati

7.1       I Suoi dati saranno conservati presso la sede ed i server della Società, nonché presso il server dei providers del canale di segnalazione tutti siti all’interno dello SEE e non saranno pertanto oggetto di trasferimento.

8.         Diritti dell’interessato

8.1       Lei potrà esercitare, in relazione al trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, ivi incluso il diritto di:

• ricevere conferma dell’esistenza dei suoi dati personali e accedere al loro contenuto (diritti di accesso);
• aggiornare, modificare e/o correggere i suoi dati personali (diritto di rettifica);
• chiederne la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all'oblio e diritto alla limitazione);
• opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse (diritto di opposizione);
• revocare il consenso, ove prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
• proporre reclamo all'Autorità̀ di controllo in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali;
• ricevere copia dei dati che La riguardano e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).

Per esercitare tali diritti, Lei potrà rivolgersi in qualsiasi momento al Titolare, ai dati di contatto indicati nel precedente Paragrafo 1.1.